ONBOARDING

Rady a tipy

Čas na zapracování nových zaměstnanců jako nejlepší investice do budoucnosti firmy.

Ať už jste v pracovním světě nováčkem, nebo máte dlouholeté zkušenosti v daném oboru nebo jste již prošli více firmami, jedna věc, ve které se firmy a organizace liší, je úroveň onboardingu – více nebo méně propracovaného procesu zapracování nových zaměstnanců. 

Ani pro HR a manažery to nemusí být nic náročného, jak by se mohlo zdát. Proces nástupu byl zdokonalen nejúspěšnějšími světovými společnostmi tak, aby se noví zaměstnanci cítili ceněni a pochopili výzvy a příležitosti, které jim může nový podnik poskytnout. Stejně jako u všeho, co bylo v posledních letech zavedeno, existuje mnoho různých druhů problémů při nástupu zaměstnanců, s nimiž se organizace musí vypořádat, a v některých případech se o mnoha problémech neví, dokud není příliš pozdě.

Podívejme se společně na proces onboardingu a na to, proč je tak důležitý, jaká úskalí a problémy při nástupu zaměstnanců na nás čekají a jak se s tím vypořádat. Mějte na paměti, že čas, který věnujete novým zaměstnancům je investice do budoucnosti.

PROČ JE PROCES NÁSTUPU DŮLEŽITÝ?

Onboarding je integrační proces, který slouží k zajištění hladkého přechodu zaměstnanců na jejich pozice a do organizace. V jednotlivých organizacích se však může kvalitativně i kvantitativně lišit, protože úloha onboardingu může být strategií pro stávající zaměstnance, aby se lépe seznámili s pracovními postupy, nebo také součástí širšího organizačního školení. Oficiální definice však neexistuje, proto je obecně považován za proces zavádění nově přijatého zaměstnance do organizace a do pozice 

Onboarding je i obdobím poznávání, abychom zjistili, jaký je náš nový zaměstnanec, jak reaguje na pracovní prostředí a pracovní roli. 

Studie ukázaly, že 4 % zaměstnanců odejdou po prvním dni, 50 % po prvních čtyřech měsících a 40 % manažerů přijatých externě selže během prvních 18 měsíců svého působení.

TÉMATA, KTERÁ DO ZAPRACOVÁNÍ VÍCE NEŽ PATŘÍ: 

  • Zásady společnosti

Od pravidel oblékání až po způsob řešení stížností – to jsou základní informace, které obvykle najdete v příručkách pro nové zaměstnance společnosti, ale které jsou součástí procesu, i když žádnou příručku ani

 jiný dokument nemáte. 

  • Podmínky zaměstnání

Opět platí, že zákonné požadavky by měly každému, kdo nastupuje, říci, co zahrnují pracovní podmínky. Informace jako začátek a konec pracovní doby, hlavní činnosti, smlouva mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem o dodržování těchto pravidel.

  • Povinnosti a odpovědnosti

Ty jsou závislé na roli, ale přesto je nezbytné je definovat. Jaká je vaše role, komu jste podřízeni a jaké jsou vaše každodenní povinnosti. Tyto informace musí být sděleny již před přijetím pozice a jsou obsahem nabídky pro nástup do zaměstnání.

  • Struktura podávání zpráv – reporting

Při nástupu do jakékoli firmy je třeba se seznámit se strukturou podřízenosti: od přímého nadřízeného přes vyšší vedení až po generálního ředitele.

  • Umístění / místo, kde pracuji/

Kde budete vykonávat svou práci? V jaké části podniku a zda je nutné pracovat z domova nebo zda jsou k dispozici možnosti práce na dálku? 

  • Představení kolegům

Zaměří se na vaše nejbližší kolegy v týmu nebo oddělení. Se stručným popisem dalších klíčových zúčastněných stran v podniku, se kterými budete spolupracovat.

  • Představení IT systému

Pochopení toho, jak funguje IT systém, kde máte ukládat soubory a jaký je přístup do systému, by mělo být součástí vaší nástupní dokumentace, včetně pravidel IT bezpečnosti.

Přínosy onboardingu jsou neoddiskutovatelné a je nezbytné, aby organizace zavedly a důsledně vyžadovaly od všech zúčastněných onboardingový proces ve všech odděleních a věnovali zvýšenou pozornost pozicím, které přímo pracují s lidmi (manažeři, role zaměřené na klienty nebo profese, které pracují na odloučených pracovištích – pobočky).

VÝHODY PROCESU ONBOARDINGU

Vytváří pozitivní zkušenost zaměstnanců od samého začátku. Stejně jako z důvodů popsaných výše, vytvoření pozitivní zkušenosti pro každého nového zaměstnance od začátku zvyšuje morálku zaměstnanců a pomůže novému začínajícímu zaměstnanci rychleji se zapracovat. 

  • Vyšší angažovanost zaměstnanců

Schopnost vysvětlit, co od zaměstnance v prvních dnech očekáváte, a tím i nastavení očekávání pomůže zaměstnanci pochopit jeho roli a to, čím může být pro firmu přínosem. Na oplátku to pomůže podpořit dobrou vůli a zvýšit jeho angažovanost. 

  • Snadnější získávání talentů

Důležité je také pochopit, že proces onboardingu pomáhá zaujmout a propagovat vaši značku u potenciálních zaměstnanců. Je pak snazší získat do vaší firmy lepší a kvalifikovanější pracovníky, pokud je zkušenost, o které se mluví, lepší. 

  • Noví zaměstnanci chápou cíle podniku (a jejich úlohu při jejich dosahování).

Proces onboardingu může novým zaměstnancům pomoci přesně pochopit, jaká je jejich role, a co je důležité, jak jejich role pomáhá podniku dosahovat jeho cílů a záměrů, tj. manažer podpory bude pravidelně komunikovat s klienty, což by podpořilo cíl jako „vedoucí postavení v oblasti spokojenosti a podpory zákazníků“. Proces onboardingu může tento vztah v mysli nového zaměstnance od samého počátku posilovat. 

  • Podporuje udržení zaměstnanců a snižuje jejich odchod

Fluktuace pracovníků představuje vysoké náklady, které podnik nechce stále dokola investovat. Organizace s fungujícím onboardingovým procesem zvyšují retenci nových zaměstnanců o 82 %. Proto je důležité zahájit onboarding hned po podpisu smlouvy s novým zaměstnancem a důsledně ho dodržovat. 

  • Zvyšuje produktivitu / Kvalita práce je vyšší od těch, kteří rozumí zásadám, hodnotám atd.

To, aby se někdo cítil vítaný hned od začátku, je důležité z mnoha různých důvodů, ale co kdyby takový člověk přesně věděl, co se od něj očekává, komu se má zodpovídat, jak vypadá jeho pracovní náplň a o koho se může opřít, aby práci zvládl? Zlepšilo by to jejich práci a usnadnilo by to lepší pracovní postupy v celé organizaci.

  • Podporuje otevřenou komunikaci v pracovních vztazích

Jedním z největších přínosů nástupního procesu je možnost vytvořit otevřený pracovní vztah s ostatními zaměstnanci v organizaci. To se děje díky mnohem rychlejšímu začlenění do týmů a pomoci novým zaměstnancům pochopit jejich roli a to, s kým mohou mluvit, aby se věci urychlily. 

  • Urychluje dobu dosažení odbornosti

Jednou z výhod zvýšené produktivity je, že nově nastupujícímu pracovníkovi bude trvat kratší dobu, než se ve své práci zdokonalí. V některých oblastech, kde může onboarding skutečně pomoci ke změně, je méně času věnováno školení.

  • Začleňuje nové zaměstnance do firemní kultury

Budování silné interní kultury je důležité, proto každý nový začínající pracovník musí pochopit, jak vypadá organizační kultura a zda/jak do ní zapadá. Onboarding pomáhá začínajícím pracovníkům pochopit kulturu, díky čemuž se cítí lépe a uvědomují si, jak se lidé chovají, reagují a jednají se zákazníky. Sdílení informací o poslání, vizi a hodnotách společnosti na začátku – a opakovaně v celém životním cyklu zaměstnance – pomáhá budovat dynamiku.

  • Pomáhá identifikovat potřeby školení

Jednou z nejdůležitějších věcí ve vztahu k novému zaměstnanci je pochopení toho, kolik školení může potřebovat nebo jaké školení potřebuje, aby mu pomohlo projít každodenními procesy. Věci, jako je porozumění časovým výkazům nebo dokonce vykonávání jejich práce, je třeba pochopit rychle. Onboarding pomáhá nastavit očekávání, ale také pomáhá vyhodnotit požadavky na rozvoj dovedností a řešit je přesvědčivým způsobem, aby pomohl rozvíjet nového začínajícího zaměstnance.

HLAVNÍ ÚSKALÍ PŘI NÁSTUPU ZAMĚSTNANCŮ

Proces nástupu však může představovat úskalí, které může rychle vyústit v problémy jak pro nové zaměstnance, tak pro jejich zaměstnavatele. Porozumění těmto problémům pomáhá zlepšit stávající procesy onboardingu. 

Zde jsou uvedeny jen některé z nejčastějších chyb při nástupu a potenciální úskalí tohoto procesu:

  • Přetížení informacemi v první den

Je zcela normální, že se noví zaměstnanci cítí první den zahlceni informacemi. Kultura je pro ně neznámá, možná nikoho neznají a stále si nejsou jisti, co mohou od své pozice, společnosti nebo svých povinností očekávat. Je to opravdu dospělácká verze prvního dne ve škole. 

Proto je jedním z největších hříchů v procesu onboardingu bombardovat je spoustou podrobných informací, zkrátka jich může být až příliš. Ačkoli může být lákavé na nového zaměstnance první den všechno naházet – tento přístup může vytvořit špatnou zkušenost a případně někoho přimět k odchodu jinam. (Téměř 4 % lidí opouští zaměstnání hned první den!). 

Jedním z nejjednodušších řešení tohoto problému je rozložit proces nástupu a výměny informací do více dnů/týdnů. Mnoho informací můžete také vyměňovat digitálně, místo abyste lidi tahali na schůzky nebo posezení. 

Existují praktické techniky, jako jsou online / intranetové informační zdroje, které zmírňují tlak na nové začínající zaměstnance.

  • Nevyžadování zpětné vazby

Jednou z dalších oblastí nástupního procesu, kterou je třeba řešit, je nedostatečné získávání zpětné vazby od nových zaměstnanců. Zhruba po měsíci by to mělo být provedeno, protože proces lze upravit a rozvinout tak, aby vyhovoval potřebám organizace a oddělení. 

Co se osvědčilo a co ne? Budete překvapeni, že některé z vašich lepších nápadů mohly způsobit spíše zmatek nebo úzkost než výsledek, který jste chtěli. 

Pro zasílání připomínek a postřehů nových zaměstnanců můžete využít více kanálů, například online nástroje a schránky pro zasílání připomínek, které jsou určeny pouze personálnímu oddělení. A konečně, když žádáte nového začínajícího zaměstnance o zpětnou vazbu, pomáhá to také spokojenosti zaměstnanců. Ukazuje to, že zaměstnavateli záleží na tom, jak je daný podnik veden, a že zpětná vazba je vítaným doplňkem. 

  • Nejasná očekávání a cíle

Noví zaměstnanci budou mít obvykle nejasnosti ohledně své role, a není to nic neobvyklého. Přibližně 50 % pracovníků souhlasí s tím, že rozumí tomu, co se od nich požaduje, 50 % přemýšlí, co mají vlastně dělat – nebo ještě hůře –neví, za co budou hodnoceni – co se od nich vlastně očekává!

Nástupní proces je ten správný čas na to, abyste si výslovně ujasnili, jaká jsou očekávání a jak budou měřena a hodnocena. Je na personálním oddělení a vedoucím pracovníkovi, aby jasně zdůraznili, co je náplní práce a jaké povinnosti se od ní očekávají. To neponechává žádný prostor pro nejasnosti v roli nebo požadavcích

V neposlední řadě je důležité sdělit celkové cíle společnosti a to, jak k nim bude nový zaměstnanec přispívat prostřednictvím úkolů, které bude plnit. 

  • Nepřesná náplň práce nebo její popis

Stejně jako v případě nejasných očekávání se jako všudypřítomný problém nových zaměstnanců uvádí nedostatečná srozumitelnost role. Pokud nový zaměstnanec zjistí, že práce, kterou vykonává, neodpovídá roli, kterou očekával, že bude plnit – s největší pravděpodobností odejde.

Popisy pracovních pozic jsou ze své podstaty proměnlivé, stejně jako trh samotný. Je však povinností zaměstnavatele předložit přesný seznam očekávání specifických pro danou pozici vzhledem k požadovaným úkolům a dovednostem v době jejího obsazování.

Během nástupního procesu musí nově nastupujícím zaměstnancům jasně sdělit, zda je jejich role flexibilní, jak dalece to jde a co se od nich očekává. A konečně musí vědět, na koho se obrátit v případě nespokojenosti nebo obav ze specifik své nové pozice.

  • Kulturní a generační rozdíly

Během procesu nástupu je důležité rozpoznat a respektovat individuální kulturní rozdíly. Například někdo, kdo byl zvyklý na velké podniky, bude při přechodu do menšího podniku čelit odlišnému kulturnímu prostředí a naopak.

Kulturními rozdíly může být samozřejmě také někdo, kdo přichází z jiné země/pracovních postupů s touto zemí také spojených. Generační rozdíly budou také něčím, co může způsobit určité napětí mezi nově nastupujícími a stávajícími zaměstnanci. Je důležité pochopit, že proces nástupu, který je dobrý pro jednu kulturní nebo generační skupinu, nemusí být tak dobrý pro jinou. 

Ať už se jedná o využití technologií v onboardingovém procesu, nebo osobních rozhovorů, je třeba přizpůsobit proces různým generacím a kulturním přístupům. Snažte se o inkluzi a vyžadujte zpětnou vazbu, abyste mohli proces zlepšit.

  • Nízké investice do onboardingu

Onboarding se stává strategickou oblastí růstu firmy, prostředky, které musíme investovat do opakovaných náborů budou chybět pro investice a rozvoj. 

Potřeba najímat, přitahovat a udržet si nejlepší talenty s vysokou úrovní vyspělosti, souvisí se změnou zaměření HR, od administrativy k aktivní strategii. 

Nejúspěšnější společnosti dneška nemusí být v úspěšné v budoucnosti, pokud se nezaměří na tento kritický úkol HR v oblasti náboru a udržení zaměstnanců. Nakonec chcete zůstat nejlepšími v oboru, takže věnujte čas přizpůsobení a rozvoji strategií, které posilují záměr, že onboarding je investice, která může vyřešit mnoho problémů lidí, které přicházejí později na cestě zaměstnance.

  • Nedůsledný onboarding ze strany manažerů

Onboardingové aktivity jsou obvykle ponechány na jednotlivých manažerech, a zatímco někteří mohou poskytovat příkladné zkušenosti – jiní mohou být povrchní. 

Pro HR je jednodušší vytvořit nový a konzistentní proces onboardingu než se spoléhat na manažery, kteří často nakonec nejsou ničím jiným než bolestí hlavy pro HR.  

Manažeři jsou zaneprázdněni a mnozí z nich jsou jen zřídka vyškoleni, aby novým zaměstnancům poskytli pozitivní zkušenosti s nástupem, které potřebují zejména k nastartování rané angažovanosti zaměstnanců, jež následně povede k jejich trvalé kariéře ve vaší společnosti.

  • Nedostatečné zapojení zaměstnanců

Angažovanost je v profesním světě klíčovým slovem a je to vlastnost, která má dalekosáhlý dopad na nové zaměstnance a osoby odpovědné za realizaci procesu onboardingu. 

Problém s nízkou angažovaností obecně spočívá v tom, že vede k nízké produktivitě, nejednotnosti v oblasti lidských zdrojů a provozu, špatnému propojení s kolegy a náročným vztahům na pracovišti. Pokud jde o onboarding, je třeba zaměstnance do procesu zapojit stejně jako vedoucí pracovníky. Vyžaduje to čas, ale ukázat novým zaměstnancům důležitost jejich role, smyčku zpětné vazby a to, jak významně se jejich povinnosti podílejí na úspěchu podniku, pomáhá zvýšit angažovanost zaměstnanců. 

Téměř 70 % zkušeností zaměstnanců souvisí s jejich přímým nadřízeným, je nám jasné, proč je důležité uznat jejich roli v tomto procesu a že vzdělávání, koučování a podpora manažerů je klíčem k budování pozitivních a trvalých vztahů mezi členy týmu. 

ZÁVĚR

Onboarding je integrační proces, který slouží k zajištění hladkého přechodu zaměstnanců do jejich rolí a do organizace.

Onboarding je kritické místo schopností managementu, který zjišťuje, jaký je jejich nový zaměstnanec a jak reaguje na pracovní prostředí a pracovní roli a jak kvalitní byl proces předchozí – Získávání a Výběr zaměstnanců. 

Onboarding se stává strategickou oblastí růstu. Potřeba najímat, získávat a udržet si ty nejlepší talenty s vysokou úrovní vyspělosti, kdy se zaměření HR přesouvá od dodržování administrativních procesů ke strategickému řízení zkušeností.

Využití nástrojů, jako je Thomas HUB může pomoci nejen usnadnit proces onboardingu, ale také dále rozvíjet požadavek manažerů a personalistů na zlepšení zapojení zaměstnanců, udržení zaměstnanců a jasné definování hodnotících procesů potřebných při školení a rozvoji zaměstnanců.  

Mgr. Soňa Nedomová

Thomas International CZ s. r. o.