ONBOARDING KROK ZA KROKEM

Rady a tipy

Čas na zpracování nových zaměstnanců jako nejlepší investice do budoucnosti.

Onboarding se stal pro personální oddělení po celém světě tématem nejen pro nové zaměstnance. Všichni o něm mluví jako navázání zdravého vztahu od samého začátku, kdy chcete, aby se všichni cítili příjemně, byli otevřeni otázkám a debatám a, co je důležité, aby si vážili své práce. 

Onboarding je určitě i o vytvoření správného pracovního prostředí, které vám to umožní, ale také o pochopení, že nábor je trvalý proces a vyžaduje víc než jen hezký uvítací dopis, skvělý první den nebo program v prvním týdnu. Jde o kulturu, kterou je třeba vybudovat a která dává každému zaměstnanci možnost, aby se mu v nové roli a ve společnosti dařilo.

Vytvoření tohoto procesu znamená optimalizovat nejlepší nápady v oblasti lidských zdrojů a vytvořit systém, který bude fungovat pro vaši firmu i pro nového zaměstnance. Vytvoření optimálního procesu nástupu je nezbytné od pohovoru až po životní cyklus zaměstnance ve firmě.

Pojďme se na celý proces podívat krok za krokem. Co je onboarding, jaký je jeho význam, jednotlivé související fáze a nápady na nejlepší postupy, jak se inspirovat pro proces onboardingu ve vaší firmě.

CO JE ONBOARDING ZAMĚSTNANCŮ

Onboarding je integrační proces, k zajištění hladkého přechodu zaměstnanců na jejich pozice a do organizace. V jednotlivých organizacích se však může lišit kvalitativně i kvantitativně. 

Onboarding zaměstnanců chápou manažeři také jako dobu, kdy zjišťují, jaký je také jejich nový zaměstnanec a jak reaguje na pracovní prostředí a pracovní roli. Studie ukázaly, že 4 % zaměstnanců odchází po prvním dni, 50 % po prvních čtyřech měsících a 40 % manažerů přijatých z externích zdrojů selže během prvních 18 měsíců své práce. 

Úkolem onboardingu je pomoci novým zaměstnancům, aby se cítili vítáni a připraveni na svou práci a přispívali k naplňování poslání, kultury a hodnot organizace. Proto se onboarding tradičně provádí v prvních 2-3 týdnech před nástupem nového zaměstnance a pokračuje po dobu minimálně prvních 2-6 měsíců od nástupu zaměstnance. 

Některé organizace se mohou rozhodnout nahlížet na proces onboardingu jako na jednodenní práci, zatímco jiné mohou využít výše uvedené časové rozvržení. Záleží na velikosti organizace a druhu vykonávané práce, zvyklostem a chápání významu a důležitosti onboardingu jako takového.  

Proč se věnovat nováčkům? 

Bylo prokázáno, že onboarding má mnoho výhod. Představte si jej z pohledu nového zaměstnance, který nastupuje do podniku. S nástupem na nové pracoviště budou spojeny i emoce a nervy, bude třeba porozumět nové firemní kultuře a zjistit, jak se bude daná role vyvíjet a jaké změny mě čekají.

Vytvořením programu nástupu zaměstnanců se dosáhne nejen potlačení těchto obav, ale také rozvoje pracovní síly, která si bude více vážit ostatních zaměstnanců a jako vedlejší produkt vytvoří pevné vztahy a pracovní postupy.

Zde je jen několik klíčových výhod, které přináší nástup zaměstnanců:

  • Vytvoří pozitivní zkušenost zaměstnanců od samého začátku 
  • Vyšší angažovanost zaměstnanců
  • Snadnější získávání talentů
  • Podpora udržení – retence zaměstnanců
  • Zvyšuje produktivitu
  • Zrychluje dobu dosažení odborné způsobilosti
  • Začleňuje nové zaměstnance do firemní kultury
  • Pomáhá identifikovat potřeby školení

FÁZE NÁSTUPU ZAMĚSTNANCŮ

Proces nástupu zaměstnance lze efektivně rozdělit do několika různých fází, mezi které patří – před nástupem, první den, první týden, prvních 90 dní, a nakonec první rok.

To vám může pomoci určit kroky, které je třeba podniknout, abyste vytvořili postup nástupu, který je specifický pro každého zaměstnance. Dále rozdělíme jednotlivé fáze do jednotlivých oddílů, abyste si mohli vytvořit svůj vlastní jedinečný proces nástupu.

Před nástupem do zaměstnání

Předběžný nástup probíhá v okamžiku, kdy je uchazeči nabídnuta pozice a on ji přijme. V této fázi může společnost obvykle udělat několik věcí, které napomohou hladkému průběhu pre-boardingu, včetně co nejrychlejší automatizace procesu onboardingu. 

  • Zaměstnanci by měli očekávat uvítací balíček, který obsahuje například videoreferenci, informace o společnosti a plán nástupu na míru.
  • Kontrolní seznam pro první den. Tj. vědět, kam mají jít, komu se mají hlásit, kde budou pracovat, s kým budou pracovat, a dokonce i to, co si mají obléknout, jim pomůže. 
  • Někteří rádi před prvním dnem provedou video představení týmu nebo dokonce osobní setkání ve společenském prostředí, aby se všichni s novým zaměstnancem seznámili. 

První den

První den je pravděpodobně nejdůležitějším dnem. Pamatujete si na statistiku z dřívějška? První den odcházejí 4 % nových začínajících zaměstnanců. Vytvoření dobrého dojmu je tedy zásadní, a ještě důležitější je dojem pozitivní.

Existuje spousta věcí, které můžete udělat, aby byl tento proces jednoduchý, zábavný a pozitivní. Některé z těch praktičtějších věcí jsou přehlížené.

  • Seznamte nováčka s jeho mentorem nebo zkušeným zaměstnancem, který bude jeho „kamarádem“. Může vám pomoci provést představení zbytku podniku, ukázat, kde se co nachází, a pomoci zodpovědět případné dotazy.
  • Rozhovor s týmem IT, který pomůže pochopit, jak se přihlašovat, veškeré postupy při používání zařízení, jak např. přistupovat k síti a k internetu.
  • Jít s týmem na oběd, aby se nový zaměstnanec cítil příjemněji, je také dobrý nápad

První týden

V prvním týdnu bude mít každý nový zaměstnanec otázky nebo dokonce potenciální obavy, proto je důležité mu naslouchat, zajistit, aby se cítil příjemně, obavy a problémy s ním otevřeně probrat, a také vybudovat důvěrný vztah s jeho vedoucím a týmem. 

Některé z věcí, které můžete udělat v procesu nástupu, zahrnují:

  • Uspořádejte neformální rozhovor s personálním oddělením, abyste vyřešili případné problémy, obavy nebo se jen seznámili s novým zaměstnancem. 
  • Do tohoto procesu zapojte také vyšší management. Dejte nováčkovi pocit, že si ho váží i vedení. 
  • Pořádejte s novým členem týmu také společenská setkání. Udělejte z nich událost pro jejich první týden a pomozte jim zapojit se do dění ve firmě. 
  • Posaďte se s novým zaměstnancem a sepište, co bude v nadcházejících měsících (90 dní) potřebovat.

Prvních 90 dní

Prvních 90 dní umožňuje novým zaměstnancům skutečně se vžít do své nové role a zaměstnavateli získat lepší představu o jejich schopnostech a dovednostech. Je důležité mít jasnou představu o tom, jak pracovali a jak se jim  podařilo zapojit se do týmu. 

Také je důležité posoudit, jak se cítí v práci a jaký byl jejich přínos z jejich pohledu. Proto můžete udělat určité věci, abyste se ujistili, že se cítí dobře, jsou oceňováni a je pro ně práce i výzvou. 

  • Pomocí kontrolního seznamu si ověřte, čeho bylo dosaženo. Tj. zda plní cíle, a pokud ano, odměňte je za to. 
  • Uspořádejte formální 90denní hodnocení, při kterém tým získá zpětnou vazbu. 
  • Stanovte nové cíle na příštích 90 dní a naplánujte také několik neformálních rozhovorů.

První rok

Ačkoli většina procesu nástupu bude dokončena během prvních týdnů a měsíců, je důležité provést hodnocení po roce. Může být nesmírně přínosné pro všechny zúčastněné strany, ale důležité je, aby bylo jasné, že ani na nového zaměstnance se nezapomnělo, a aby se jeho nápady, příspěvky a práce ocenily.

Zhodnocení po roce od nástupu by mělo identifikovat případné problémy a také to, jaká byla pozitiva práce pro společnost, aby mohl být využit k identifikaci budoucích požadavků a ocenění talentů.

OSVĚDČENÉ POSTUPY PŘI NÁSTUPU ZAMĚSTNANCŮ

Existuje mnoho věcí, které můžete udělat, aby proces nástupu proběhl hladce nebo byl pro nového zaměstnance bezproblémovým zážitkem, nicméně je důležité pamatovat na to, abyste se jím nestresovali. 

V zásadě neexistuje přístup „jeden návod pro všechny“, spíše je třeba vytvořit vizi „návod, který nejlépe vyhovuje vašemu podniku“. 

Existuje však několik osvědčených postupů, které můžete zahrnout do procesu onboardingu a které vám pomohou určit, jaká má být zkušenost jak pro zaměstnance, tak pro váš tým.

Dobrým výchozím bodem by bylo promluvit si se svým týmem o jeho zkušenostech s nástupem a společně vypracovat několik nápadů, jak je pro nové začínající zaměstnance s novým probíhajícím procesem vylepšit. 

Zde jsou některé další osvědčené postupy, které bychom doporučili.

Začněte s onboardingem včas

Onboarding by měl začít od okamžiku, kdy kandidát obdrží nebo přijme pracovní nabídku. Je důležité navázat jasnou komunikaci s kandidátem/novým zaměstnancem již od počátku. Klíčové je, aby se cítil vítaný, když se musí rozhodnout nebo je přirozeně nervózní ze změny.

Učiňte nové zaměstnance vítanými

Dalším důležitým aspektem onboardingu je to, že musíte zajistit, aby se všichni noví zaměstnanci cítili vítáni. Jde o komunikaci, nastavení očekávání, ale také o to, abyste jim poskytli čas na to, aby se do své role vžili, a abyste udělali takové věci, které jim poskytnou klidnou a uvolněnou atmosféru, aby se mohli rychle začlenit. Je velmi důležité, aby i tým věděl, že zaměstnanec nastoupí, aby mu věnovali pozornost a rychle ho přijal mezi sebe. 

Zapojte vyšší vedení

Může být snadné se domnívat, že nábor a následné kroky po náboru by měly být výhradně v kompetenci personálního oddělení, ale není tomu tak. Klíčem k nástupu je, aby nového zaměstnance podporovala celá společnost, nikoliv pouze oddělení nebo šéf. Klíčovou roli zde hraje vyšší management. Jak již bylo zmíněno, noví zaměstnanci se pravděpodobně budou cítit více ceněni, pokud je vrcholové vedení uzná hned na začátku. Ukazuje to také, že nového začínajícího zaměstnance si považují i lidé, se kterými sice nemusí denně jednat, ale budou muset vytvářet nebo řídit práci, za kterou jsou zodpovědní.

Zavedení pravidelných individuálních schůzek

Jak již bylo zmíněno, důsledné pořádání individuálních schůzek je důležitou součástí nejen onboardingu, ale i obecného zapojení a rozvoje zaměstnanců. Důležité je pochopit, kde by mohly nastat problémy nebo příležitosti, ale také to zaměstnancům poskytne radu, která by bez pravidelných schůzek nebyla možná. Pravidelné schůzky také pomáhají přikládat důležitost jejich rolím a tomu, co dělají. To, že něčí práce má hodnotu, pomáhá podpořit odpovědnost za jeho práci.

Spojte se s kolegy z práce

Schopnost pracovat samostatně i v týmu je pro každého v profesním světě velmi důležitá. Při onboardingu je jedním z klíčů k úspěšnému začlenění nových členů týmu sblížení lidí. Od společenských akcí, kterými může být společný výlet nebo dokonce virtuální drinky, je důležité, aby se nový zaměstnanec brzy seznámil a cítil se jako součást týmu.

Mezi další společenské akce mohou patřit např:

  • bowling 
  • motokáry
  • paintball
  • pozvání týmu na jídlo 
  • virtuální kvízové večery

Postupem času se vytvoří vazby s některými členy týmu více než s jinými, ale v procesu nástupu je důležité, aby se nový zaměstnanec cítil uvolněně a dobře ve společnosti svých kolegů.

Používejte software pro onboarding

Můžete použít software pro onboarding, který vám pomůže s procesem od začátku do konce. Platformu pro hodnocení talentů Thomas lze využít v celém životním cyklu zaměstnance, od provádění hodnocení během náboru – které lze využít k získání přehledu v průběhu celého životního cyklu zaměstnance, což vám umožní udržet zaměstnance angažované a produktivní – až po řízení toho, jak s nimi komunikovat a jak využít jejich silné stránky a podpořit jejich slabé stránky.

Nábor zaměstnanců na míru s Thomasem

Platforma pro hodnocení talentů Thomas poskytuje řešení na míru pro váš proces nástupu do zaměstnání. Podniky příliš často používají univerzální přístup, který může způsobit, že se noví zaměstnanci cítí neangažovaní, když by měli být nejvíce motivovaní. 

Ke každému novému zaměstnanci je třeba přistupovat individuálně. Jaký je nejlepší způsob komunikace s nimi? Jak přistupují k rozhodování? Co je skutečně motivuje? Klíčem k tomu, abyste z nového zaměstnance dostali to nejlepší, je pochopit, zda dobře reaguje ve stresovém prostředí, nebo zda mu lépe vyhovují mentálně náročnější scénáře.

Tato technologie, poskytovaná online, je dokonale navržena v měnícím se pracovním prostředí tak, aby podporovala onboarding pracovníků na dálku i v kanceláři.

Shrnuto a podtrženo

Onboarding je relativně nový proces, který má velké výhody pro zaměstnance i zaměstnavatele. Tím, že novému zaměstnanci na začátku jasně poskytnete všechny nástroje, dáte mu pocit, že si ho vážíte, a sdělíte mu, co od něj očekáváte, navazujete vztah, na kterém lze časem stavět. Tím, že jim pomůžete rychleji se začlenit do týmu a lépe se seznámit s procesy a kulturou, mohou být produktivnější a na pravidelných schůzkách vám poskytnout cennou zpětnou vazbu a poznatky, které pomohou posunout firmu kupředu. 

Existuje mnoho spolehlivých osvědčených postupů, které vám mohou pomoci vytvořit dobré zkušenosti s nástupem, ale neexistují žádné šablony pro přístup k nástupu zaměstnanců. Software, jako je například platforma Thomas pro hodnocení talentů, vám umožní zajistit onboarding na míru jednotlivcům, rychleji je uvést do praxe a zlepšit jejich dlouhodobé zapojení.

Chcete-li se dozvědět více, obraťte se na náš tým. 

Mgr. Soňa Nedomová

Thomas International CZ s. r. o.