ZMĚNA JE ŽIVOT

Rady a tipy

Jak provést svůj tým bouří změn a nejistoty. 

Změna je život, změna je jediná jistota, kterou máme. Některé strategie změny jsou úspěšné, jiné méně.  Zkušenosti úspěšných mohou být užitečné při navrhování programů, které zapojí a relativně bezpečně provedou zaměstnance celým procesem změn.  

Pokud nechcete číst celý článek, pamatujte si jediné: existuje společný jmenovatel všech úspěšných programů změn: velký důraz na zaměstnance. Nejúspěšnější iniciativy v oblasti změn považují lidi za základ úspěchu. 

Zhodnoťte svou vizi (nedělejte změnu pro změnu, nepodléhejte zbytečně módním trendům). 

Úplně prvním krokem úspěšného programu změn je identifikace potřeby změny. Dalším krokem je pak jasná formulace této vize. K tomu je třeba provést důkladný audit napříč celou organizací, abyste zjistili, kde jste nyní, kde chcete být a kde jsou mezery. Tento průzkum by měl prozkoumat jak vaše produkty a řešení, tak i to, zda vaše stávající talenty mohou efektivně podpořit vaše cíle. Dobře provedený benchmarking (někdy nazývaný audit lidského kapitálu) zjistí, zda již máte ve firmě potřebné schopnosti, profily a chování, zda lze tyto stávající talenty rozvíjet nebo znovu nasadit a zda je třeba zaplnit případné mezery novými talenty. Průzkum také pomůže pochopit kulturní profil vaší společnosti a posoudit, zda se jedná o kulturu, která vám pomůže dosáhnout strategické změny. 

Zajištění transparentnosti (otevřená a srozumitelná komunikace).

Je zásadní, abyste zaměstnance zapojili od samého počátku jakéhokoli programu změn. Společnosti i zaměstnanci uvádějí jako hlavní důvod, proč považují změnu za obtížnou nebo nejistou, špatnou komunikaci. Stejně důležité jako sdělit hodnotuzměny je jasně vysvětlit dopady toho, kdyby ke změně nedošlo. Když zaměstnanci dokážou zhodnotit jak změnu, tak stagnaci, mohou lépe pochopit, že změna je nutnost – nejen rozmar vedení (co se stane když…)

Jaké praktické kroky tedy můžete podniknout, aby změna fungovala s vašimi lidmi a jejich prostřednictvím?

Trik, jak komunikovat transparentně, spočívá v tom, že se vrátíte k údajům z vašeho průzkumu. Pochopení toho, jaký typ lidí máte ve své organizaci, vám pomůže přizpůsobit sdělení různým osobnostem a komunikačním stylům.

Pokud jste například identifikovali skupinu lidí v organizaci, která bude očekávat pravidelné aktualizace, důkazy, přesné analýzy, data, a informace o tom, že společnost skutečně zvážila dopad všech změn, někteří potřebují lidský přístup a ocenění ochoty se do změn zapojit a chtějí být svým zaměstnavatelem oceňováni. Jiné oddělení nemusí tak časté aktualizace potřebovat. Tyto informace můžete využít ke strukturování přesného času a obsahu individuálně pro tyto různé skupiny (to je kouzlo modifikace chování a odstranění komunikačních šumů…).

Udržení morálky

Pravděpodobně nejobtížnější částí zvládnutí bouře řízení změn je udržení úrovně angažovanosti, odhodlání a motivace v době, kdy se mnozí přirozeně brání nebo se cítí nejistí ohledně své budoucnosti ve společnosti. Kromě důrazu na včasnou a častou komunikaci bude úspěch vašeho programu změn záviset také na tom, jak dokážete zaměstnance během změn motivovat. Jedna společnost zavedla více než 560 iniciativ zaměřených na udržení angažovanosti a oddanosti všech zaměstnanců prostřednictvím zásad a procesů podporujících morálku.  Jednoduší je cílené určení nositelů změn (klíčových zaměstnanců) napříč podnikem, kteří zastupují celou populaci společnosti – od těch, kteří jsou vysoce angažovaní, až po ty, kteří angažovaní nejsou – může to pomoci zajistit, abychom naplánovali aktivity na udržení a podporu všech skupin. 

Přezkoumání, osvěžení, přeorientování

Všechny programy změn jsou nakonec navrženy tak, aby zajistily budoucnost vašeho podniku. Jednorázová změna vás udrží v předstihu jen po určitou dobu. Abyste zajistili, že přínosy změn budou pokračovat, je důležité průběžně kontrolovat pokrok a v případě potřeby přenastavit svou vizi. Pravidelná aktualizace programu vás nechá na správné cestě a zajistí, že vaše strategie změny jsou prováděny správně – a mají požadovaný účinek. I v tomto případě mohou být užitečné údaje shromážděné během srovnávacího hodnocení. Případně můžete použít údaje o výkonnosti a metriky od „bodu spuštění“ a sledovat rozdíly nebo zlepšení v průběhu celého období změny. To pomůže určit, kteří zaměstnanci přijímají změny efektivně a kteří potřebují větší podporu.

Tvrdá čísla mají smysl jen do určité míry

Při snaze pochopit, jak úspěšně řídíte změnu, nám tvrdá data řeknou jen tolik, že jsou zapotřebí a poskytnou i neoficiální důkazy. Ti, kteří se se změnou těžko vyrovnávají, nemusí své obavy nebo problémy otevřeně vyjádřit, takže se můžete domnívat, že vaše iniciativy fungují, nebo nebudete vědět, co je příčinou třecích ploch. Průzkumy angažovanosti zaměstnanců (ne, průzkumy spokojenosti) obsahující kvalitativní prvek poskytnou tuto další vrstvu informací. Provedené prostřednictvím důvěrného a nestranného média vám dokonce mohou pomoci získat nápady i od lidí z provozu. Výsledky mohou například identifikovat konkrétní vedoucí pracovníky, kteří nekomunikují nebo neprovádějí změny tak efektivně jako ostatní. Vyzbrojeni těmito informacemi můžete těmto osobám začít nabízet školení nebo koučování nebo poskytnout jiné způsoby, jak získat podporu svých týmů. Celkově vám toto opatření umožní odhalit případná úzká místa hned, jak se objeví, a zmírnit je dříve, než se další zaměstnanci stanou ze změny rozčarovaní. Poskytování pravidelné zpětné vazby – a jednání na základě jejích výstupů – může jen zvýšit vaši důvěryhodnost jako vedoucích pracovníků podniku. A v některých případech vám může „dobrá smyčka“ zpětné vazby poskytnout další příležitosti k posílení původní potřeby změny.

Váš proces řízení změn ve čtyřech krocích:

Cesta ke změně je často komplikovaná a plná nejistot, které může být obtížné – ne-li nemožné – zvládnout. Se správným modelem však můžete zvolit strukturovaný přístup k řízení změn, který vám pomůže tuto cestu si trochu zjednodušit.

Ve společnosti Thomas International navrhujeme čtyřstupňový proces, který vám a vašim týmům zajistí, abyste v období změn dokázali zasáhnout do dění.

Krok 1: Informujte o změně

Efektivní změna začíná účinnou komunikací. Ujistěte se, že změna je prezentována a komunikována způsobem, který stejně osloví celou řadu různých lidí v organizaci. Pokud to uděláte správně, pomůžete každému zaměstnanci projít procesem změny způsobem, který mu bude nejlépe vyhovovat.

Krok 2: Udržujte své zaměstnance v angažované

Poté, co jste oznámili plány na změnu, musíte si uvědomit, jak na ně vaši lidé reagují. V této fázi musíte sledovat známky neangažovanosti a včas přijmout opatření k jejich vyřešení.

Krok 3: Řízení a motivace

Další krok se týká toho, aby se vaši lidé během změny cítili oceněni. Jakmile se změna „rozjede“, je důležité udržet angažovanost zaměstnanců podporou osobního rozvoje. V této fázi již víte, kam směřujete, a jste si vědomi případných mezer a nedostatků. Tím, že skutečně porozumíte svým zaměstnancům, můžete kontinuálně vyškolit lidi, kteří vám pomohou tyto mezery zaplnit.

Krok 4: Koučování pro výkon

V této závěrečné fázi začínáte pozorovat, jak se úspěšná implementace vaší změny formuje. Je to však pouze začátek. Zde jde o pochopit, že pro udržení vysoké výkonnosti a úspěchu je nezbytné koučování. Koneckonců jedna změna často rychle vede k další. Pouze úspěšný koučink vám pomůže, aby každá změna byla plynulejší a úspěšnější než ta předchozí.

Odpovědi na nejčastější otázky týkající se řízení změn.

Ve společnosti Thomas International pomáháme organizacím, jako je ta vaše, neustále aktualizovat a zdokonalovat jejich procesy řízení změn. Tuto část jsme založili na otázkách, které si možná právě kladete, a níže uvádíme naše odpovědi. 

1. Je změna na pracovišti vždy prospěšná? 

Změny na pracovišti nejsou jen pro rostoucí společnost, ale mohou být dobré i pro vaše zaměstnance. Změny v organizaci se mohou týkat technologických systémů a všech forem provozních procesů a struktury. Díky organizačním změnám se uvolní nové projekty, a dokonce i pracovní pozice, a ti nejmotivovanější a nejpřizpůsobivější zaměstnanci budou mít šanci přijmout náročnější a uspokojivější práci.

2. Proč je tak těžké přijmout změnu na pracovišti? 

Většina lidí nemá ráda změny. Nejčastěji se objevuje odpor k organizačním změnám. V praxi existuje 12 hlavních důvodů, proč se lidé změnám na pracovišti brání:  

  • Obavy ze ztráty zaměstnání
  • Špatná komunikace shora dolů
  • Strach z neznámého
  • Nedostatek dovedností pro novou roli (pozici)
  • Změna rutiny
  • Špatné načasování
  • Nedostatečná odměna
  • Politika firmy
  • Odchod klíčových manažerů
  • Historické zkušenosti se změnami
  • Tlak kolegů
  • Nedostatek důvěry a podpory

3. Jaké strategie řízení změn bych měl zvážit?

Nařízení změn může vést k odporu na kterékoli úrovni organizace, proto se musí všichni zaměstnanci cítit zmocněni a zapojeni do změny, aby byla úspěšná. Zapojení zaměstnanců je klíčové pro rozvoj strategie řízení změn – průzkumy mezi zaměstnanci, workshopy, kulaté stoly a jmenování nositelů změn v rámci podniku.

Komunikace – pro získání souhlasu a zapojení. Pochopení okolí – ujistěte se, že rozumíte tomu, s kým komunikujete a zda je pro něj daná forma komunikace dostačující. Někdo, kdo má spíše procesní styl chování, může dát přednost písemným a podrobným informacím před rozhovorem, v němž ho zběžně seznámíte s hlavními způsoby, jakými bude změna probíhat.

4. Jaké jsou základní prvky řízení změn? 

Existuje několik způsobů, jak zajistit, aby vaše iniciativa v oblasti změn byla úspěšná:

  • Určete, co se bude zlepšovat
  • Představte zainteresovaným stranám solidní „obchodní“ důvody
  • Naplánujte změnu
  • Zajistěte zdroje a využijte data pro hodnocení
  • Komunikujte
  • Monitorujte a zvládejte námitky a odpor
  • Oslavte úspěch
  • Neustále se zlepšujte

5. Jak mohu zlepšit své procesy řízení změn? 

Existuje několik způsobů, jak zlepšit proces řízení změn, v závislosti na tom, co děláte v první řadě. Nejlepším způsobem, jak zajistit, abyste měli jasný proces, je důkladné plánování. Změny jsou pro růst, rozšiřování a prosperitu podniků nezbytné. V plánu je třeba stanovit cíle, cílové skupiny, poslání a způsob, jakým se tyto věci mají změnit. Plán řízení změn musí jasně formulovat oblasti podnikání, které budou ovlivněny, dopad na zákazníky, dodavatele, zúčastněné strany a zaměstnance. A konečně, což je možná nejdůležitější, je zajistit efektivní komunikaci. Komunikace se všemi zaměstnanci, nejen s těmi, kterých se změna může přímo dotknout, usnadní proces vám i celé firmě.

6. Jak podporovat pozitivní změny na pracovišti? 

Stejně jako u všech změn na pracovišti je nejlepším způsobem, jak podpořit pozitivní změnu, upřímná a otevřená komunikace a zajištění toho, abyste sdělili, že zohledňujete a respektujete potřeby ostatních při postupu k cíli. Druhým nejlepším způsobem, jak podpořit pozitivní změnu na pracovišti – je umožnit lidem, aby se na ní podíleli. Ještě předtím, než začnete změny zavádět, proveďte průzkum mezi zaměstnanci a zjistíte, zda se to, co je podle nich třeba změnit, shoduje s vašimi myšlenkami.

7. Jak informovat zaměstnance o změnách? 

Existuje 5 způsobů, jak informovat o změnách, aby se zaměstnanci cítili lépe:

  • Buďte jasní a upřímní v tom, co se mění a proč
  • Zvažte emocionální dopad změny
  • Řekněte zaměstnancům, co z toho pro ně plyne
  • Zvažte zdroj komunikace – v závislosti na typu chování vašich zaměstnanců může být lepší komunikovat ústně a následně e-mailem s podrobnějšími informacemi o změnách – tím uspokojíte ty, kteří raději poslouchají, i ty, kteří potřebují hodně podrobností a vše předkládat písemně. 

8. Jak motivovat zaměstnance ke změně? 

Stanovte jasná očekávání a cíle – zaměřte se na to, aby se lidé zapojili do změny. Dbejte na to, abyste jim během procesu změny aktivně naslouchali a zapojili je do zpětné vazby. Zaměstnance budete motivovat tak dlouho, dokud budete jednat na základě výstupů procesu zapojení. Pokud nebudete jednat na základě jejich zpětné vazby, nebudou se cítit zapojeni a nebudou se cítit součástí procesu.

9. Jak překonat odpor zaměstnanců ke změnám? 

Zásadní je důsledná, častá, relevantní a upřímná komunikace a aktualizace informací o tom, jak se organizaci daří naplňovat vizi. Kotter a Schlesinger (2008) identifikovali několik strategií, jak se vypořádat s odporem ke změnám:

  • Vzdělávání a závazek – poučte zaměstnance o změnách a zavažte se, že jim budete naslouchat nebo že budete mít politiku „otevřených dveří“.
  • Účast a zapojení – povzbuďte své zaměstnance, aby se zapojili do procesu.
  • Facilitace a podpora – možnost jmenovat nositele změn, který může během změny zastupovat manažery i zaměstnance.

10. Jak se zbavit strachu ze změn na pracovišti? 

Důvodů, proč se lidé bojí změn v práci, je celá řada. Je to strach z neúspěchu, strach z úspěchu, strach vypadat hloupě a strach z neznámého. Všichni jsme tvorové zvyku a změny v práci nás mohou posunout mimo naši komfortní zónu. V závislosti na tom, jak se na změnu díváme a jak ji prezentuje vedení, může být více či méně stresující a vyvolávat různé obavy. První a nejdůležitější věcí, kterou je třeba v přítomnosti znepokojivých změn udělat, je vzít je na vědomí. Uznání a přijetí změny je prvním krokem k jejímu zvládnutí. Klíčem ke zvládnutí všech aspektů změn je komunikace. Sdělte své obavy, ptejte se, ujistěte se, že se ozýváte, když jste změnou zmateni, a že máte k dispozici všechny informace.  Musíte rozumět „jak změny fungují“, a mít realistická očekávání – všichni máme schopnost přizpůsobit se změnám, ale každý vyžaduje určitý čas. Strachu ze změny se nezbavíte jen proto, že vám někdo řekne: „bude to chtít čas“. Buďte flexibilní a zapojte se – buďte součástí změny. Nebuďte rigidní a nesnášejte změnu pro změnu – zjistěte si vše, co můžete, než začnete vynášet soudy.

A konečně, pokračujte v práci. Udělejte ze sebe pro společnost hodnotu. Všechny změny vyžadují čas, takže nejlepší je pokračovat v tom, co děláte.

Závěr: Změna nemusí být náročná

Změna je nutná a téměř každý podnik ji zažije. Přesto zůstává zdrojem obav jak pro vedoucí pracovníky podniků, tak pro jejich zaměstnance a zákazníky. Klíčem k úspěchu je zajistit, aby zaměstnanci pochopili potřebu změny, jak bude změna vypadat a jaké mohou být její konečné výsledky. Když budou vyzbrojeni jasnými informacemi o procesu změny, je pravděpodobnější, že změnu přijmou a neztratí motivaci. Jasný plán a struktura změn mohou do značné míry přispět k tomu, že zaměstnanci budou souhlasit se změnou – a že se změna prosadí v celé firmě.

Chcete-li zjistit, jak vám můžeme pomoci dále minimalizovat problémy spojené s řízením změn, nebo pokud máte jakékoli otázky, které zde nejsou zahrnuty, kontaktujte nás.  www.thomasint.cz