Plánování lidských zdrojů
Jak na to a proč je to důležité více než kdy jindy.
Přemýšleli jste někdy o tom, proč se některé podniky dokážou, tak rychle vyrovnat s mimořádnou poptávkou, mají excelentní služby a dodací podmínky? Nebo jak je možné, že některé firmy projekty vůbec nestíhají? Plánování pracovních sil je jedním z největších faktorů úspěchu podniku a úzce souvisí s náborovými aktivitami, které na současném trhu práce nejsou vůbec jednoduché.
Od liniových manažerů až po pracovníky v oblasti lidských zdrojů je plánování pracovních sil kritickou součástí každého podniku, predikuje současnost i budoucnost podniku při dosahování všech cílů a slaďování každodenní strategie s požadavky měnící se organizace.
Její význam spočívá v tom, že může poskytnout klíčové informace o trhu práce ve vašem odvětví, upozorní na úskalí, která vás čekají a pomůže vám s přípravou na aktivity, které je nutné udělat pro splnění dlouhodobých obchodních cílů.
Plánování je důležité v každé lidské činnosti, pojďme se společně podívat na plánování lidských zdrojů, jaké fáze jsou s ním spojeny a co je důležité udělat, aby bylo strategicky úspěšné.
CO JE TO PLÁNOVÁNÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ?
Plánování je analýza a plánování budoucí pracovní síly – sladění měnících se potřeb organizace se strategií HR. Výpočet vzniká na základě analýzy současné nabídky lidského kapitálu a zároveň posouzení případných nedostatků vaší pracovní síly. Díky správnému řízení talentů můžete zjistit, zda máte správné lidi na správných pozicích – a zda mohou splnit požadavky, které na ně budou kladeny.
Lidé se správnými dovednostmi jsou nezbytní, zejména proto, aby mohli uspět ve své roli a v roli organizace.
Plánování pracovní síly by mělo být považováno do značné míry za zaměstnávání a nasazování těch správných talentů tak, aby vše fungovalo hladce.
V praxi však plánování pracovní síly znamená skloubit mnoho různých proměnných, jako např.:
- Analýzu stávající pracovní síly
Máte dostatek lidí/talentů na pokrytí stávajícího pracovního zatížení?
- Stanovení budoucích potřeb pracovní síly
Budete v budoucnu potřebovat více nebo méně talentů/lidí?
- Určení chybějících dovedností
Které oblasti potřebují nejvíce pozornosti, aby bylo možné naplnit strategické potřeby podniku v budoucnosti?
- Navrhování řešení
Preferujete krátkodobá nebo dlouhodobá řešení?
- Implementace a vyhodnocení
Najímáte lidí, kteří splňují požadavky na pracovní pozice nebo „berete všechny, kteří se přihlásí“?
Proč je plánování pracovních sil důležité:
Žijeme v ekonomice založené na talentech, kde jsou nejdůležitějším aktivem lidé. Mít správné lidi se správnými dovednostmi a postoji znamená, že můžeme rozvíjet naše organizace tak, aby odpovídaly dlouhodobé strategické vizi. Když se tyto strategie mění v důsledku vnějších a vnitřních sil, lidé zůstávají jádrem úspěchu organizace, proto je důležité rozvíjet správné plánování pracovních sil, aby bylo možné těmto výzvám čelit.
Nedostatečné plánování a nedostatečný nábor talentů jsou však pravděpodobně jedny z nejhorších věcí, které se mohou podniku stát, když směřuje k dosažení cílů, které si stanovil, aby přežil nebo rostl.
Nedostatek talentů může vést jak k nedostatku dovedností, tak k neschopnosti odvádět práci. Firma zaměřená na letecký průmysl, která je průkopníkem nových technologií, se neobejde bez vysoce kvalifikovaných lidí. Stejně tak, vaše firma nemůže řídit nové projekty nebo je vyvíjet, aniž byste k tomu měli dostatek vhodných členů týmu.
Pokud se vaše cíle změní v důsledku vnějších faktorů, např. ekonomického poklesu, plánování pracovních sil vám může poskytnout jasnou představu o tom, jaké dovednosti jsou potřeba k tomu, abyste maximalizovali své aktuální příležitosti a pracovní vytížení. Může vám dokonce pomoci s řízením změn, pokud budete muset propouštět, protože již není poptávka. Neprovedení změn může vést ke zvýšení nákladů, a dokonce ohrozit přežití podniku.
Každý, kdo někdy pracoval v nějaké firmě či organizaci, ví, že nedostatek talentů na správném místě může oslabit dosažení cílů podniku dříve, než si uvědomí, že škody již byly napáchány. Díky správnému předvídání požadavků na pracovní sílu však mají podniky možnost pochopit, kde je třeba posílit jejich silné stránky a doplnit případné nedostatky – nebo potenciální nedostatky, aby se takovým problémům vyhnuly.
Strategické plánování pracovních sil je přínosné, protože:
- Předvídá potřeby
Například se můžete zapojit do rozsáhlého projektu, jehož dokončení vyžaduje více lidí. Může se jednat o požadavek na kvalifikaci nebo pracovní sílu. Dalším faktorem, který je třeba vzít v úvahu, je, pokud někdo z firmy odchází nebo odchází do důchodu. Musíte být schopni tuto mezeru v kvalifikaci zaplnit.
- Využívá stávající talenty
Chcete být schopni pochopit, kdo ve vašem týmu si potřebuje větší uznání a následně i odpovědnost, která může pomoci řídit pracovní zátěž i lidi. V tomto scénáři odměňujete lidi a jejich dovednosti, funguje lepší systém zpětné vazby pro neustálé zlepšování a úspěch.
- Zlepšíte procesy náboru zaměstnanců
To, koho zaměstnáváte, je důležitější než počet lidí, které zaměstnáváte. Někdo, kdo je schopen vykonávat práci od okamžiku, kdy nastoupí, je lepším scénářem než někdo, kdo to neumí – a trvá mu dlouho, než si osvojí znalosti a dovednosti.
Stejně důležité je však i najímání lidí se správnými schopnostmi, dovednostmi a chováním, jejich chování může mít dlouhodobě zásadní dopad na ostatní členy týmu.
- Sladíte obchodní cíle s lidskými zdroji
Pokud je vaším cílem růst podniku, potřebujete k tomu správné lidi. Úkolem lidských zdrojů je najít ty správné lidi. Pokud je vaším cílem úspora, mohou lidské zdroje najít způsoby, jak zvládnout propouštění.
- Určíte, kde jsou investice výhodné
Neustálé školení a rozvoj jsou nezbytné pro zaměstnance i pro podnik, aby mohli i nadále dosahovat úspěchů. Rozvoj pracovníků dokáže pochopit, kde je nejlepší vynakládat peníze, a investovat je do oblastí, které je nejvíce potřebují.
- Identifikujete mezery a nedostatky v dovednostech
Které oblasti pracovní síly potřebují rozvoj dovedností? Kterým oblastem chybí nejvíce prostředků? To vše má dopad na podnikání, plánování pracovních sil může na tyto otázky odpovědět.
- Odvodíte a zavedete vhodné strategie pro udržení pracovníků
Ať už se jedná o zavádění systémů odměn nebo prosté ocenění odvedené práce, existuje mnoho různých taktik, které lze použít k udržení nejlepších a nejtalentovanějších zaměstnanců.
FÁZE PLÁNOVÁNÍ PRACOVNÍCH SIL
Myšlenka plánování pracovních sil se naštěstí vyvíjela mnoho let, a proto je možné použít standardní model, který pomůže definovat proces plánování pracovních sil. Jeho provedení by mělo zůstat relativně jednoduché a vyhýbejte se složitým fázím, používejte jednoduché a snadno proveditelné principy.
Typických šest fází zahrnuje:
- Definici celkového plánu
Jedná se o vizi, kterou má vaše firma, definovanou v rámci sféry strategie, přemýšlejte o budoucnosti, kterou, vytváříte. Odpovězte si na otázky:
- Jaká je celková strategie podnikání?
- Kam organizace směřuje?
- Jaké změny očekáváte v příštích 1 až 3 letech a co bude jejich hnacím motorem?
- Jaké výzvy existují na trhu? např. analýza PEST nebo SWOT
- Jak stabilní je financování? Např. jaké máte zakázky, klienty
- Zůstanou mzdy v tomto období stejné, nebo porostou?
- Identifikaci stávající pracovní síly (nabídka)
Při identifikaci stávající pracovní síly, jinak označované jako analýza nabídky (jaký potenciál – znalosti, dovednosti, schopnosti a chování mají stávající zaměstnanci), zde identifikujete, co se může změnit a jaké dovednosti může být třeba doplnit, abyste dosáhli svých strategických cílů.
- Kdo jsou stávající zaměstnanci a jaký mají potenciál?
- Jaká je současná míra fluktuace? Jaká je míra fluktuace v daném odvětví?
- Pokud nám chybí zaměstnanci, můžeme je rychle a na místě nabrat?
- Lze změnit pracovní náplň tak, aby odpovídala dovednostem stávajících zaměstnanců?
- Zjištění, co je a bude potřeba (poptávka)
Na analýzu poptávky se pohlíží jako na analýzu dostupnosti a ceny potenciálu, při níž můžete analýzou dovedností a počtu pracovníků zjistit, co je dnes a v budoucnu k dispozici ve vaší firmě i na trhu práce.
- Jaké dovednosti jsou potřebné pro splnění požadavků plánu?
- Jak brzy budou potřeba? V jakém časovém horizontu musí být zavedeny?
- Existují nějaké předpokládané změny v technologiích/zákonech/regulacích nebo zákaznické základně, které znamenají, že musíme přijmout nové zaměstnance kvůli novým požadavkům a jiné na pracovní zátěži?
- Jaké máme možnosti využít interní zdroje z jiných oddělení v případě, že je budeme potřebovat?
- Analýza chybějících dovedností
Analýza spočívá v pochopení rozdílů mezi poptávkou po pracovní síle a její nabídkou a v pochopení prioritních mezer v dovednostech, které budou mít největší dopad na současné a budoucí potřeby podniku.
- Může současná pracovní síla splnit „to, co je potřeba“?
- Jaké jsou mezery mezi tím, co je v současné době k dispozici, a tím, co je potřeba?
- Potřebujeme vysoce talentovanou kvalifikační základnu, která není na trhu práce k dispozici?
- Jaké mezery v diverzitě pracovní síly existují?
- Jak můžeme prostřednictvím plánování pracovních sil podpořit diverzitu pracovní síly?
- Jak ovlivní odchod do důchodu rozložení dovedností zaměstnanců v podniku?
- Akční plán
Jde o propojení prvků vašich intervencí v oblasti pracovních sil a způsobu, jakým vaše organizace hodlá splnit své strategické cíle.
- Popište možnosti, které by mohly být zváženy pro splnění zjištěných potřeb.
- Jaké plány v oblasti pracovních sil je váš podnik připraven realizovat?
- Jaké krátkodobé a dlouhodobé plány bude nejlepší zavést?
- Jak získám podporu pro proaktivní plánování pracovních sil a jak ukážu, co je nezbytné?
- Hodnocení výsledků
Pravidelné sledování výsledků plánování pracovních sil a porozumění analýze nedostatků i strategickým cílům, zajistíte kontinuální zlepšování.
- Jak bude moje organizace definovat úspěch? Jaké metriky se budou používat?
- Jak zjistím, zda jsem dosáhl toho, co bylo stanoveno? Byl akční plán dokončen včas?
- Jaké druhy zpřesnění mohu přidat k provedené analýze? Jaké další věci nás učiní úspěšnějšími?
ÚSPĚŠNÉ STRATEGICKÉ PLÁNOVÁNÍ PRACOVNÍCH SIL
Když věnujete čas vytváření potřebných plánů v oblasti strategického plánování pracovních sil, musíte být schopni pochopit, jak bude vypadat úspěch. Ten se bude lišit v závislosti na trhu a oboru, ve kterém vaše firma působí. Existují však některé prospěšností, které můžete využít. Např.:
- Optimalizace nákladů
Jednou z velkých výhod, které plynou z plánování pracovních sil, je optimalizace nákladů. Pomáhá při plánování náboru, řízení fluktuace zaměstnanců (např. při odchodu do důchodu) a pomáhá zvyšovat produktivitu.
Oxford Economics uvádí, že 34 % „společností dosáhlo dobrého nebo významného pokroku při plnění cílů v oblasti budování pracovní síly pro splnění budoucích obchodních cílů“.
- Řešení demografických změn pracovní síly
S demografickými změnami pracovní síly se můžete začít lépe vyrovnávat, když je budete plánovat. Například u starší pracovní síly bude více odchodů do důchodu přicházet ve vlnách, nikoli po částech. Bez plánování pracovní síly bude zaplnění chybějících talentů větším problémem.
Můžete dokonce začít přemýšlet o diverzitě v těchto skupinách a pochopit, kde máte v této oblasti mezery a začít je řešit.
- Dlouhodobá náborová strategie
Jednou z největších výhod plánování pracovních sil je možnost vytvoření dlouhodobé strategie náboru. Vytvořením strategie, která předpokládá zálohy/zastupitelnost z hlediska kvalifikace pro co nejvíce pozic v organizaci, dosáhnete dlouhodobou jistotu. Kdykoli někdo odejde, je ve firmě alespoň jedna další osoba s dovednostmi, která tuto mezeru zaplní (samozřejmě do doby, než se najde trvalejší řešení).
To také znamená, že máte možnost interního náboru, který je udržitelný, pokud znáte dovednosti a schopnosti svých pracovníků, abyste pomohli zaplnit mezery a vytvořit nové příležitosti.
Společnosti, jako je například Cisco, využily plánování pracovních sil k lepšímu pochopení dovedností a talentů v rámci své organizace, což jim umožnilo lépe dohlížet na to, jak rozvíjet své zaměstnance, a na oplátku zaznamenat růst podniku.
Jedním z klíčových poznatků bylo, že díky rozvoji svých týmů mohli zefektivnit proces výběru talentů – rozprostřením rozvíjených dovedností napříč organizací mohli najít lidi, kteří by nastoupili všude tam, kde chyběli.
Jedním z dalších zaznamenaných zlepšení bylo, že mohli interně nabírat zaměstnance s větší rychlostí, protože měli nejen zaměstnance, kteří byli lépe vybaveni, ale také systém, který jim umožnil vyhledat, kdo by byl pro danou pozici vhodný.
JAK VÁM MŮŽE SPOLEČNOST THOMAS POMOCI S PLÁNOVÁNÍM PRACOVNÍCH SIL
Žijeme v ekonomice založené na talentech, kde jsou nejdůležitějším aktivem lidé. Chybějící plánování a nedostatečný nábor talentů jsou však pravděpodobně jedny z nejhorších věcí, které se mohou podniku stát, když potřebuje dosáhnout souladu s cíli, které si stanovil, aby přežil nebo rostl.
Proto je plánování pracovních sil tak důležité. Každý, kdo někdy pracoval ve firmě nebo organizaci, ví, že nedostatek talentů na správném místě může oslabit možnost podniku dosáhnout svých cílů dříve, než si uvědomí, že škody již byly napáchány.
Ve společnosti Thomas máme k dispozici sadu psychometrických hodnocení a zkušenosti, které mohou zaměstnavatelům a liniovým manažerům pomoci najít kandidáty, kteří reagují na určité typy školení a motivace, a také identifikovat kandidáty, kteří se mohou učit a rozvíjet své dovednosti tak, aby odpovídaly požadavkům organizace.
Chcete-li zjistit, jak vám můžeme pomoci identifikovat lidi se správnými dovednostmi a postoji pro rozvoj vaší organizace tak, aby odpovídala vaší dlouhodobé strategické vizi, můžete se s námi spojit a získat další informace a podporu pro vás i vaši firmu.
Mgr. Soňa Nedomová
Thomas International CZ s.r.o.
GSM: +420 602 750 396